Como organizar os atendimentos em departamentos

A solução da Becon apresenta os conceitos: departamentos e caixa de entrada para facilitar os atendimentos e interações com seus clientes.

Nas últimas semanas vimos diversos conteúdos interessantes aqui no Blog da Becon que abordaram temas como: API do WhatsApp, Sessão, Templates, Lista de Transmissão, Leads e outros tantos pontos. Se você ainda não teve a chance de ler esses materiais, não perca a oportunidade! Hoje o objetivo é falarmos sobre: departamentos. A API do WhatsApp surgiu e agora é possível colocar vários usuários para atender em um mesmo número (times de vendas, financeiro, logística e outros), mas como organizar os atendimentos? A resposta é simples: com a criação de departamentos! Descubra como organizar os atendimentos em departamentos

A divisão de tarefas, setores, grupos é algo comum da nossa sociedade e faz parte desde os cenários mais simples até os mais complexos. Essas divisões tem como objetivo organizar as estruturas, otimizar recursos como tempo, facilitar o trabalho e outros tantos benefícios. E foi pensando nestes pontos que a Becon trouxe para sua solução, o WhatsApp Becon, essa funcionalidade na qual é possível criar diversos departamentos dentro da solução para realizar os atendimentos da melhor forma.

         Em resumo os conceitos propostos pela Becon são:

·   Departamento: agrupamento de regras e usuários para que somente os usuários deste departamento tenham acesso às informações e demandas de sua área, com exceção do administrador que possui uma visão e acesso a todos os departamentos. Ou seja, o time de vendas tem seu departamento que recebe todas as demandas relacionadas ao assunto, a equipe que cuida do financeiro tem acesso somente às informações que correspondem à sua área e assim por diante.

·  Caixa de entrada: trata-se do local em que se armazena todos os atendimentos e demandas que chegam. Esta função tem o objetivo de centralizar e organizar as informações que chegam dos clientes.

É importante destacar que somente os usuários de cada área visualizam os atendimentos direcionados ao seu departamento (exceto no caso do perfil do administrador, como já citado anteriormente). No entanto, é possível que o usuário assuma outros atendimentos, seja por encaminhamento do robô ou de forma manual. Neste momento, o atendimento sai da caixa de demandas e é direcionado para a caixa do usuário que está assumindo a tratativa. Essa mudança de usuários não interfere ou impacta no atendimento para o cliente, é apenas uma questão de organização interna.

O perfil do administrador tem autonomia para ver todos os atendimentos, histórico, fluxos e outras informações. Além disso, este usuário também consegue assumir os atendimentos de outros usuários.

Não existe regra ou número mínimo para a criação de departamentos dentro da ferramenta, isso é definido de acordo com a necessidade e o melhor formato para os usuários. Uma recomendação é criar uma regra para um departamento padrão. Assim, novos atendimentos são direcionados para este departamento permitindo uma melhor organização da equipe. Outra dica é definir regras para o perfil dos clientes. Por exemplo, clientes que já receberam o primeiro atendimento devem ser classificados para que não caiam em departamentos equivocados ou tenham que iniciar o processo toda vez que desejarem entrar em contato. Mais uma vez, a criação de regras e classificação é livre e de acordo com os objetivos da equipe.

Depois dessa explicação toda, vamos fazer uma cola para te ajudar a lembrar os principais pontos que destacamos sobre a criação de departamentos para organizar seus atendimentos: 

  • Na Becon você pode ter vários departamentos, de acordo com sua demanda e necessidade;
  • Cada departamento pode ter seu próprio Bot; 
  • É possível passar por vários departamentos, sem nenhum atendimento humano (e sem perder em qualidade de atendimento);
  • Os atendimentos são segregados por departamentos, mas o histórico de conversas e interações com os clientes é do contato; 
  • É possível transferir os atendimentos para outros departamentos e usuário sem prejuízos para o cliente; 
  • Você pode atribuir classificações para os clientes para definir qual departamento irá realizar o atendimento; 

Viu como a criação de departamentos para organizar os atendimentos é uma ótima proposta para otimizar seu trabalho e a vida de seus clientes? Ficou alguma dúvida? Quer conhecer mais sobre essa funcionalidade? Que tal um papo com a BÁ (a Becon Autoatendimento) para descobrir como a Becon e o API do WhatsApp podem te ajudar!? Clique aqui e conheça a solução ideal para sua empresa se conectar aos clientes através do WhatsApp!

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